Modernisering av Vestviken Naturistforenings nettsider og digitale verktøy

Saksfremlegg: Modernisering av Vestviken Naturistforenings nettsider og digitale verktøy

Til: Styremøtet i Vestviken Naturistforening
Fra: Morten Thorvaldsen
Dato: 29.09.2020
Sak: Modernisering av nettsider og digitale verktøy for effektiv kommunikasjon, medlemsadministrasjon, regnskapsføring og sikker saksbehandling

Innledning

Vestviken Naturistforening har i flere tiår vært en trygg og sosial møteplass for naturister i regionen. Vår tilstedeværelse på Roppestad fristrand gir medlemmene et unikt sted for friluftsliv og naturopplevelser, fri fra samfunnets stress og normer. For å sikre foreningens fremtid og ivareta dette naturistparadiset, er det avgjørende at vi tar i bruk moderne digitale løsninger for kommunikasjon, medlemsregistrering og administrasjon.

Vestviken Naturistforening er et trygt og sosialt fellesskap for naturister, med Roppestad fristrand som vårt felles fristed. For å ivareta og videreutvikle vårt naturistparadis er det nødvendig å modernisere våre digitale løsninger, spesielt nettsidene. Gjennom oppdaterte nettsider og integrerte digitale verktøy kan vi sikre sikker håndtering av personopplysninger, en effektiv medlemsadministrasjon, og forbedret kommunikasjon med både eksisterende og potensielle medlemmer.

Under den pågående koronapandemien har behovet for effektiv og sikker digital kommunikasjon blitt tydeligere enn noen gang. Vi har derfor behov for å modernisere våre nettsider og nyhetsbrev, både for å styrke samholdet i foreningen og for å sikre at nye medlemmer føler seg trygge i sine første møte med vårt miljø.

I tillegg ønsker vi å gi kassereren tilgang til brukervennlige verktøy for regnskapsføring og medlemsadministrasjon, som kan delvis integreres med de nye nettsidene gjennom filimport. Dette vil forenkle arbeidet for kassereren og sikre en mer nøyaktig økonomistyring.

Hvorfor må nettsidene og digitale verktøy moderniseres?

1. Informasjonssikkerhet og personvern

• Sikker digital tilstedeværelse: Moderne nettsider vil tilby oppdatert sikkerhetsteknologi, inkludert kryptering og sikker pålogging, for å beskytte medlemmenes personopplysninger. Dette er spesielt viktig i tråd med GDPR og andre relevante lover, og det vil sikre at informasjonen håndteres korrekt og kun er tilgjengelig for autoriserte personer.
• Sikker medlemsbehandling: Vår forening håndterer sensitive opplysninger om våre medlemmer. Med en moderne nettside kan vi etablere et sikkert medlemsområde og sørge for at behandlingen av slike opplysninger skjer på en trygg og ansvarlig måte.

2. Effektiv medlemsregistrering og saksbehandling

• Automatisert medlemsregistrering: En oppdatert nettside vil muliggjøre en mer effektiv og sikker medlemsregistreringsprosess. Potensielle medlemmer kan enkelt søke om medlemskap via nettsiden, og søknader kan behandles digitalt og sikkert av styret.
• Sikker saksbehandling: En digitalisert søknadsbehandling vil gi bedre kontroll og struktur i medlemsadministrasjonen. Vi vil kunne håndtere og lagre dokumenter og søknader i et sikkert system, som igjen gir økt tillit blant medlemmene.

3. Forbedret kommunikasjon og medlemsoppfølging

• Effektive nyhetsbrev: Et nytt nyhetsbrevssystem knyttet til nettsidene vil sikre at medlemmene mottar oppdatert informasjon om aktiviteter, møter, og andre relevante nyheter. Dette bidrar til å styrke fellesskapet og sørge for en mer strukturert og effektiv informasjonsflyt.
• Digital informasjonsflyt: Ved å ha en nettside som til enhver tid er oppdatert og enkel å navigere, kan vi bedre informere både eksisterende og potensielle medlemmer om aktiviteter, regler og foreningens verdier.

4. Rekruttering av nye medlemmer

• Profesjonelt førsteinntrykk: En moderne og brukervennlig nettside gir et positivt førsteinntrykk for potensielle medlemmer. Dette kan bidra til å senke terskelen for å ta kontakt med foreningen, samt øke rekrutteringen av nye medlemmer.
• Synlighet og integrasjon med sosiale medier: Ved å ha en moderne nettside kan vi lettere knytte til oss sosiale medier og andre markedsføringskanaler. Dette vil gjøre oss mer synlige for de som søker informasjon om naturisme og vår forening.

5. Effektive verktøy for kasserer og regnskapsføring

• Integrert medlemsadministrasjon og regnskapsføring: De nye nettsidene skal tilrettelegges for å integreres delvis med kassererens regnskapssystem, blant annet gjennom filimport. Dette vil gi en mer effektiv medlemsadministrasjon og forenkle økonomistyringen.
• Brukervennlige verktøy: Kassereren trenger et enkelt og effektivt verktøy for regnskapsføring, medlemskontingentregistrering, og rapportering. Ved å sørge for at den nye nettsiden kan eksportere og importere data i format som er kompatibelt med regnskapsprogrammet, sikrer vi en mer strømlinjeformet prosess for økonomihåndtering.

Konklusjon og forslag til vedtak

For å styrke Vestviken Naturistforening som et trygt og sosialt fellesskap, og for å opprettholde en effektiv drift, er det nødvendig å modernisere våre nettsider og digitale verktøy. Dette inkluderer:

• Sikring av informasjonssikkerhet og personvern,
• Effektivisering av medlemsregistrering og saksbehandling,
• Bedre kommunikasjon med eksisterende og potensielle medlemmer,
• Innføring av verktøy som støtter kassereren i økonomi- og medlemsadministrasjonen, inkludert delvis integrasjon mellom nettsiden og regnskapssystemet.

Styret foreslår derfor følgende vedtak:

1. Vestviken Naturistforening skal modernisere sine nettsider med fokus på informasjonssikkerhet, personvern, medlemsadministrasjon, kommunikasjon og støtte til regnskapsføring.
2. Styret igangsetter utvikling av nye nettsider, inkludert implementering av et system for nyhetsbrev og integrasjon med kassererens verktøy gjennom filimport.
3. Investeringen finansieres gjennom eksisterende budsjettmidler og, om nødvendig, ved å søke støtte fra relevante fond og foreninger.

Gjennom disse tiltakene sikrer vi en effektiv og trygg forening som kan fortsette å være et sosialt og inkluderende naturistfellesskap på Roppestad fristrand i fremtiden.

For styret i Vestviken Naturistforening